Zakres wsparcia: kontroling finansowy, wdrożenia Power BI
Dane zamiast przeczucia – case study współpracy Finker x Balagan Studio
„Finker pomógł nam przejść od zarządzania intuicyjnego do opartego na danych – szybko, profesjonalnie i z pełnym zrozumieniem naszej specyfiki.”
Magdalena Kulesza - Managing Director
Wyzwania i potrzeby
Balagan Studio to istniejąca od 2014 roku marka modowa zrodzona z potrzeby tworzenia produktów o ponadczasowym wzornictwie i klasycznym stylu, gwarantujących przy tym jakość i wygodę. Szybki rozwój firmy spowodował konieczność uporządkowania rozproszonych wewnętrznych danych i stworzenia systemu raportowego dostarczającego precyzyjny wgląd w statystyki poszczególnych obszarów spółki.
Kluczowe wyzwania obejmowały m.in.:
Brak narzędzia pozwalającego samodzielnie, na bieżąco i bez udziału księgowości, sprawnie monitorować kondycję finansową spółki na różnych poziomach szczegółowości
Potrzebę szybkiego wdrożenia gotowego, profesjonalnego narzędzia analitycznego ze wsparciem doradczym i edukacyjnym
Brak czasu, zasobów i zadowalających efektów w wewnętrznych próbach organizacji systemu raportowania zarządczego, sprzedażowego
Rozproszenie, brak spójności i konieczność ciągłej obróbki danych
Brak kontroli poprawności księgowań
Proces wdrożenia i rola Finkera
Wdrożenie było wieloetapowe i wymagało także zmian po stronie Klienta. Do kluczowych zadań należały:
Analiza i uporządkowanie struktur danych w systemach źródłowych
Ustandaryzowanie formatów, zapanowanie nad jakością danych
Zaprojektowanie i wdrożenie raportów Power BI
Konieczność szyfrowania danych związana z RODO
Stworzenie automatyzacji, wsparcie techniczne
Szkolenia i doradztwo
Skutecznych rekrutacji
Głos Klienta
Magdalena Kulesza, Managing Director:
„Pierwszy raport P&L szybko pokazał, że raportowanie to proces iteracyjny – z każdą wersją pojawiały się nowe potrzeby. Im bogatszy stawał się raport, tym więcej wnosił i inspirował do kolejnych zmian. Finker był nie tylko wykonawcą, ale też partnerem doradczym.
Największym wyzwaniem okazała się jakość danych w naszych systemach. Power BI bazuje na tym, co dostaje – jeśli dane źródłowe są niespójne, raporty też takie będą. Musieliśmy wykonać sporo pracy porządkowej i nauczyć się rozpoznawać błędy, które nie zawsze są widoczne na pierwszy rzut oka.
Tempo było dostosowane do budżetu, jakim dysponowaliśmy. Niektóre raporty powstawały tego samego dnia, inne wymagały tygodni lub miesięcy pracy. Apetyt rósł w miarę postępów – kiedy raz zobaczyliśmy, jak wiele może zrobić Power BI, chcieliśmy wdrożyć kolejne raporty. To ogromne ułatwienie i oszczędność czasu.”
Efekty współpracy
Najważniejszym wymiernym efektem była optymalizacja i automatyzacja wykonywanych wcześniej ręcznie procesów:
Raportowania P&L (Profit & Loss – angielski odpowiednik RZiS)
Raportowania sprzedażowego
Analizowania stanu magazynowego
Planowania budżetów zakupowych
Stosowania cenników z konwersją walut
Zarządzania danymi HR (wynagrodzenia, premie, podatki)
Skutecznych rekrutacji
Kluczowy moment
Jednym z kamieni milowych okazało się wsparcie butików, mimo stacjonarnej specyfiki biznesu. Power BI pozwolił na stworzenie rozpiski asortymentowej oraz automatyzację wysyłek i zwrotów nierotujących towarów. Poprawiło to jakość stoku i przestrzeganie limitów.
Dzięki podziale targetów na dni i automatycznemu zliczaniu wyników, wdrożyliśmy sprawniejszy system motywacyjny dla sklepów. Wszystko, co wcześniej wymagało ręcznego liczenia, teraz jest dostępne od razu po zakończeniu miesiąca.
MK: „Power BI jest obecnie wykorzystywany nie tylko przez finanse, ale też przez działy sprzedaży, marketingu czy zarządzania produktem. Praca stała się spokojniejsza, bardziej uporządkowana i efektywna.
Nie musieliśmy zatrudniać dodatkowych osób do pracy nad raportami. Zautomatyzowane dane pozwalają podejmować decyzje szybciej i z większym przekonaniem. Dziś analiza danych trwa dłużej niż ich przygotowanie – co świadczy o tym, że proces działa tak, jak powinien. Trudno nam sobie dziś wyobrazić Balagan bez codziennego zaglądania do Power BI.”
Współpraca z perspektywy Klienta
„Finker wyróżnia się bardzo wysoką responsywnością. W sytuacjach krytycznych zespół reaguje szybko i skutecznie. Jest otwarty na rozmowę, burze mózgów, nie oczekuje gotowych wytycznych. Czujemy się traktowani jak partnerzy.
Finker nie tylko realizuje zadania, ale też doradza i edukuje w zakresie możliwości Power BI. Komunikacja jest sprawna, jasna i regularna. W przypadku pytań czy problemów można liczyć na szybki kontakt i konkretne działania.
Czasem pojawiają się nowe potrzeby lub zmiany w zakresie zadań i zespół potrafi się szybko dostosować. Nie było problemu z dodaniem dodatkowych raportów czy zmian w już istniejących. Najbardziej doceniamy połączenie wysokich kompetencji z partnerskim podejściem. Rzeczowość, zaangażowanie i to, że na zespole Finkera można się po prostu oprzeć.”
Szukasz rozwiązań dla swojej firmy?
Porozmawiajmy.
