Coraz więcej firm w Polsce wdraża nowoczesne systemy ERP. Niewątpliwie jest to dla przedsiębiorców skok technologiczny, który przynosi wiele korzyści. Warto jednak mieć świadomość tego, że sam wybór oprogramowania nie wystarczy. Ważne jest także prawidłowe wdrożenie, które powinno być płynne i właściwie zaplanowane. W tym pomagają metodologie zarządzania projektami Waterfall i Agile. Co musisz o nich wiedzieć?
Czym jest metodyka wdrażania systemu ERP?
Metodyka wdrażania systemu ERP stanowi swoistą roadmapę projektu, dzięki której można zminimalizować ryzyko niepowodzenia. To również sposób na zapewnienie pełnej kontroli nad procesem wdrożenia. Dobrze dobrana metodyka pozwala też obniżyć koszty całego przedsięwzięcia.
Definicja metodyki wdrażania systemu ERP – ustrukturyzowane podejście definiujące sposób planowania, realizacji i kontroli projektu implementacji. Określa ona kolejność działań, role osób w zespole, punkty kontrolne oraz kryteria oceny postępów.
Jakie elementy metodyki wdrażania systemu ERP można wymienić?
Każda metodologia, czy to Waterfall, czy Agile, ma swoje plusy i minusy. Projekty, które są jednak złożone i angażują wielu specjalistów, zawsze powinny być wykonywane wedle pewnych, narzuconych standardów. Z pewnością i Ty wolisz wykonywać trudne zadania w uporządkowanym środowisku, podążając za drogowskazami. Tak można określić metodykę Waterfall i Agile, które przy wdrożeniach ERP zawsze uwzględniają:
- Planowanie projektu.
- Analizę procesów biznesowych.
- Konfigurację systemu.
- Migrację danych.
- Testowanie.
- Szkolenia użytkowników.
- Uruchomienie produkcyjne.
Quiz: Agile vs Waterfall w ERP
Odpowiadaj po kolei – możesz cofnąć się do poprzedniego pytania.
Wdrażanie systemu ERP metodyką Waterfall
Warto podkreślić, że metodyka Waterfall to przede wszystkim tradycyjne i sekwencyjne podejście do zarządzania projektami. Oznacza to, że każda faza projektu musi zostać ukończona przed przejściem do następnej. Jeśli chodzi o system ERP, oznacza to wdrażanie oprogramowania: od analizy wymagań przez projektowanie, implementację, testowanie aż do ostatecznego uruchomienia.
Jak mógłbyś zatem hasłowo opisać wdrażanie systemu ERP metodyką Waterfall? Jest to niewzruszony „wodospad”, którego cechuje:
- Szczegółowa dokumentacja – każdy etap wymaga kompletnej dokumentacji przed kontynuacją.
- Sztywny harmonogram – określone „milestones” i „deadlines” dla poszczególnych faz.
- Ograniczona elastyczność – trudność we wprowadzaniu zmian po zatwierdzeniu specyfikacji.
- Kompleksowe testowanie – intensywne testy na końcu cyklu rozwojowego.
- Jedno duże wdrożenie – system uruchamiany jest w całości w określonym terminie.
Wdrażanie systemu ERP metodologią Agile
Nie każdy jest zwolennikiem „wodospadowego” podejścia do projektów. Wiele osób woli szybki sprint z licznymi miejscami na krótki postój! Tak właśnie można obrazowo opisać metodologię wdrażania systemu ERP opartą o Agile.
Fachowo ujmując, jest to iteracyjne podejście koncentrujące się na elastyczności, współpracy i szybkim dostarczaniu wartości biznesowej. Projekt podzielony jest zatem na krótkie iteracje (sprinty), podczas których implementowane są konkretne funkcjonalności systemu ERP. Tym samym koniecznie musisz pamiętać, że Agile to:
- Szybki, ale „rwany” rozwój – projekt podzielony jest na 2-4 tygodniowe sprinty.
- Częste dostarczanie rezultatów – regularne prezentacje działających funkcjonalności.
- Bliższa współpraca – intensywna komunikacja między zespołem IT a biznesem.
- Otwartość na zmiany – możliwość modyfikacji wymagań w trakcie projektu.
- Szybkie testowanie – natychmiastowa identyfikacja problemów i reagowanie w czasie rzeczywistym.
Poznaj 8 podobieństw metodologii Agile i Waterfall
Cele projektowe
Zarówno Agile jak i Waterfall dążą do dostarczenia rozwiązania zgodnego z wymaganiami biznesowymi. Obie metodologie koncentrują się na osiągnięciu celów projektu ERP, różnią się jedynie sposobem ich realizacji i kontroli postępów.
Zarządzanie zespołem
W obu podejściach kluczowe jest właściwe zarządzanie zespołem projektowym. Agile i Waterfall wymagają jasnego podziału ról, odpowiedzialności oraz skutecznej komunikacji między członkami zespołu wdrażającego system ERP.
Kontrola jakości
Obie metodologie kładą nacisk na zapewnienie wysokiej jakości końcowego produktu. Agile i Waterfall włączają procesy testowania i kontroli jakości, choć w różnych momentach cyklu życia projektu ERP.
Dokumentacja projektu
Zarówno Agile jak i Waterfall wymagają prowadzenia dokumentacji projektowej. Różnica leży w zakresie i szczegółowości - oba podejścia dokumentują kluczowe decyzje, wymagania i zmiany w projekcie wdrożenia ERP.
Planowanie budżetu
Obie metodologie wymagają precyzyjnego planowania budżetu projektu ERP. Agile i Waterfall muszą uwzględnić koszty licencji, wdrożenia, szkoleń oraz wsparcia technicznego, różnią się sposobem kontroli kosztów.
Zaangażowanie klienta
W obu podejściach niezbędne jest aktywne uczestnictwo klienta w procesie wdrożenia. Agile i Waterfall wymagają regularnego kontaktu z interesariuszami, zbierania opinii i akceptacji kluczowych decyzji projektowych.
Zarządzanie ryzykiem
Obie metodologie uwzględniają identyfikację i mitygację ryzyk projektowych. Agile i Waterfall stosują różne strategie zarządzania ryzykiem, ale w obu przypadkach jest to kluczowy element sukcesu wdrożenia systemu ERP.
Wsparcie wdrożeniowe
Zarówno Agile jak i Waterfall zapewniają wsparcie techniczne i merytoryczne podczas wdrożenia ERP. Obie metodologie przewidują pomoc ekspertów, rozwiązywanie problemów i dostosowywanie systemu do potrzeb organizacji.
Co warto wiedzieć o systemach ERP: Agile i Waterfall?
Różnice między metodologią Agile i Waterfall
| Aspekt | Metodologia Agile | Metodologia Waterfall |
|---|---|---|
| Podejście do projektu | Iteracyjne i przyrostowe, projekt dzielony na krótkie sprinty (1-4 tygodni) | Sekwencyjne i liniowe, projekt realizowany etap po etapie |
| Elastyczność zmian | Wysoka elastyczność, zmiany wprowadzane na bieżąco w każdym sprincie | Niska elastyczność, zmiany kosztowne i trudne do wprowadzenia |
| Planowanie | Planowanie adaptacyjne, szczegóły ustalane na początku każdej iteracji | Planowanie predykcyjne, wszystkie szczegóły ustalone na początku |
| Dokumentacja | Minimalna dokumentacja, nacisk na działające oprogramowanie | Obszerna dokumentacja na każdym etapie projektu |
| Testowanie | Ciągłe testowanie w każdej iteracji, wczesne wykrywanie błędów | Testowanie na końcu każdej fazy, głównie przed wdrożeniem |
| Zaangażowanie klienta | Stałe zaangażowanie, regularne przeglądy i feedback | Zaangażowanie głównie na początku i końcu projektu |
| Czas dostarczenia | Szybsze dostarczanie wartości biznesowej w krótkich cyklach | Dłuższy czas do pierwszego działającego produktu |
| Zarządzanie ryzykiem | Ryzyko mitygowane na bieżąco w każdej iteracji | Ryzyko identyfikowane głównie na początku projektu |
| Struktura zespołu | Międzyfunkcyjne zespoły samoorganizujące się | Zespoły specjalistyczne z jasną hierarchią |
| Kontrola jakości | Ciągła kontrola jakości wbudowana w proces | Kontrola jakości na końcu każdej fazy |
Dlaczego wybór odpowiedniej metody wdrażania systemu ERP jest tak ważny?
Czy wiesz, że właściwie dobrana metodyka może zadecydować o sukcesie lub porażce Twojego projektu ERP? Wiele firm potwierdza, że źle zaplanowane wdrożenie systemu przekłada się na przekroczenie budżetu czy terminu oddania oprogramowania do użytku. Należy mieć zatem świadomość tego, że sama metodologia zarządzania projektem to jedno, ale dobór tej odpowiedniej dla swoich potrzeb, to drugie!
Niewłaściwy wybór metodyki wdrożenia ERP może prowadzić do nadmiernych kosztów, opóźnień, problemów technicznych i niskiej akceptacji wśród użytkowników końcowych.
Uszczegóławiając, precyzyjne planowanie pozwala uniknąć przekroczenia budżetu i wspomnianych opóźnień w realizacji. Ponadto można liczyć na wysoką jakość implementacji – systematyczne testowanie gwarantuje stabilność systemu, a to z pewnością wpłynie też na szybką adaptację użytkowników do systemu ERP. Oczywiście nie możesz zapomnieć również o ROI projektu. Efektywne wdrożenie ERP w oparciu o dobrą metodologię (czy to Waterfall, czy Agile) szybciej przynosi oczekiwane korzyści biznesowe.
W czym możemy pomóc Twojemu biznesowi?
Kontroling finansowy
Zewnętrzny dyrektor finansowy (CFO)
Księgowość i kadry
Systemy ERP, BI
Rekrutacje finansowe
