System HRM – co to jest, jak działa i kiedy warto na niego postawić?

HRM (Human Resource Management) to termin odnoszący się zarówno do filozofii zarządzania zasobami ludzkimi, jak i do specjalnego oprogramowania wspierającego te procesy. W drugim przypadku mowa nie tylko o funkcjonalnej aplikacji czy intuicyjnej platformie w chmurze. System HRM to dziś kompleksowe podejście do zarządzania kapitałem ludzkim – łączy w sobie „ludzkie” podejście z narzędziami technologicznymi. Efekt? Nieocenione wsparcie wszystkich procesów związanych z pracownikami.

O systemie HRM słów kilka

Warto mieć świadomość tego, że w przeciwieństwie do tradycyjnych działów kadr, które na ogół koncentrują się na administracji, filozofia i model HRM traktuje pracowników jako strategiczny zasób firmy. Podobnie jest w przypadku oprogramowania wspierającego. Co musisz wiedzieć?  

1. System Human Resource Management jako narzędzie informatyczne automatyzuje rutynowe zadania, ale jednocześnie dostarcza danych potrzebnych do strategicznego planowania rozwoju zespołu.
2. Nowoczesne systemy HRM integrują się z platformami ERP, tworząc holistyczny obraz organizacji. Dzięki temu dane o pracownikach są połączone z informacjami o projektach, kosztach i wynikach biznesowych, co umożliwia podejmowanie decyzji opartych na faktach, a nie intuicji.

Jak działają systemy HRM? 

Czy wiesz, że najlepsze systemy HRM funkcjonują jako centralna platforma zarządzająca pełnym cyklem życia pracownika w firmie – od rekrutacji aż do dnia rozwiązania umowy? Podstawą takiego działania jest oczywiście baza danych zawierająca szczegółowe profile wszystkich zatrudnionych. W kolejnych etapach poszczególne moduły systemu HRM przetwarzają informacje. Mogą to być twarde dane, a także wnioski oparte na wielu zmiennych. 

Jeśli chodzi o funkcjonalność systemów HRM, warto zwrócić uwagę na kilka modułów.  

• Proces zbierania danych rozpoczyna się w module rekrutacji, który zarządza ogłoszeniami o pracę, aplikacjami kandydatów i procesem selekcji. Po zatrudnieniu nowego pracownika system automatycznie tworzy jego profil, generuje dokumenty oraz przydziela dostępy do systemów firmowych. 
• Moduł czasu pracy rejestruje obecności, urlopy i nadgodziny, automatycznie przekazując dane do systemu płacowego. Pracownicy mogą samodzielnie składać wnioski urlopowe przez pulpity pracownicze, a przełożeni zatwierdzają je online. System automatycznie sprawdza dostępność zespołu i „ostrzega” przed konfliktami terminów.
• Moduły rozwojowe obejmują planowanie szkoleń, oceny okresowe i zarządzanie ścieżkami kariery. System monitoruje doświadczenie pracowników, identyfikuje luki w kompetencjach i proponuje odpowiednie szkolenia. Dzięki temu rozwój personelu staje się procesem ciągłym.

Jakie firmy i organizacje wykorzystują w pracy systemy HRM? 

Jak z pewnością się domyślasz, systemy HRM sprawdzają się w organizacjach każdej wielkości, ale szczególną wartość przynoszą firmom zatrudniającym powyżej 50 osób. W mniejszych zespołach podstawowe funkcje można jeszcze obsłużyć arkuszami kalkulacyjnymi, ale wraz z rozwojem organizacji staje się to nieefektywne, a nawet ryzykowne. Chcesz poznać kilka przykładów z życia? 

Przykład 1 

Korporacje międzynarodowe wykorzystują HRM do zarządzania tysiącami pracowników w różnych krajach, zapewniając spójność procesów HR niezależnie od lokalizacji. System umożliwia centralne zarządzanie polityką personalną przy zachowaniu lokalnych przepisów prawnych. 

Przykład 2 

Firmy projektowe i konsultingowe cenią HRM za możliwość śledzenia wykorzystania czasu pracy na poszczególnych projektach. System automatycznie rozlicza koszty personelu, co jest istotne dla rentowności projektów i wyceny usług.

Przykład 3 

Organizacje publiczne wdrażają systemy HRM, aby zapewnić transparentność procesów rekrutacyjnych i awansowych. System dokumentuje wszystkie decyzje personalne, co jest szczególnie ważne w kontekście audytów i wymogów prawnych.

Przykład 4  

Firmy produkcyjne wykorzystują HRM do zarządzania zmianami, planowania urlopów bez zakłócania produkcji oraz monitorowania szkoleń BHP. Integracja z systemami ERP pozwala łączyć dane o wydajności pracowników z wynikami produkcyjnymi.

Dowiedz się, jak systemy HRM wpływają na kulturę pracy w firmie

Nieocenioną wręcz korzyścią stosowania systemu HRM w firmie jest jego pozytywny wpływ na kulturę organizacyjną. Wielu klientów zwraca uwagę na zwiększoną transparentność organizacji. Jak to możliwe? Pracownicy mogą śledzić status swoich wniosków, planować rozwój kariery i porównywać swoje kompetencje z wymaganiami innych stanowisk. Taka właśnie otwartość buduje zaufanie i motywuje do proaktywnego rozwoju.

Duże znaczenie mają moduły samoobsługowe, które zmieniają dynamikę relacji między pracownikami a działem HR. Zamiast czekać na odpowiedzi dotyczące urlopów czy zaświadczeń, pracownicy mogą samodzielnie załatwić większość spraw. HR przestaje być postrzegany jako „biurokratyczny i nieprzyjazny dziekanat”, a zaczyna być partnerem wspierającym rozwój zawodowy.

Przykład z praktyki! 

Ciekawym rozwiązaniem w niektórych systemach HRM jest moduł feedback 360 stopni. Umożliwia on regularne zbieranie opinii od współpracowników, klientów wewnętrznych i zewnętrznych. Pracownicy otrzymują dzięki temu konkretne wskazówki rozwojowe w czasie rzeczywistym, a nie dopiero po kwartale czy całym przepracowanym roku. Efekt? Hierarchiczna kultura nawet dużej firmy szybko może zmienić się w kulturę opartą na ciągłym uczeniu.