Pełna księgowość – wszystko, co musisz wiedzieć o obowiązkach, kosztach i korzyściach

Pełna księgowość to temat, który budzi mieszane uczucia wśród przedsiębiorców. Z jednej strony kojarzy się z precyzyjną kontrolą finansów i profesjonalnym zarządzaniem, z drugiej z dodatkowymi kosztami i skomplikowanymi procedurami. Czy rzeczywiście jest tak wymagająca, jak się wydaje? Kiedy trzeba ją prowadzić, a kiedy można wybrać prostszą formę ewidencji? Tego dowiesz się z naszego wpisu blogowego. Zapraszamy do lektury. 

Czym jest pełna księgowość? Podstawowe informacje dla przedsiębiorców

Pełna księgowość, nazywana czasem księgowością podwójną i kojarzona z księgami rachunkowymi, to szczegółowy system ewidencjonowania wszystkich operacji gospodarczych w przedsiębiorstwie. W odróżnieniu od uproszczonej księgi przychodów i rozchodów (KPiR), która rejestruje tylko przychody i koszty, pełna księgowość obejmuje całościowy obraz sytuacji finansowej firmy.

W praktyce oznacza to prowadzenie wielu różnych ksiąg i ewidencji, od dziennika operacji gospodarczych, przez księgę główną, po szczegółowe rejestry dotyczące środków trwałych, rozrachunków z kontrahentami czy magazynów. Warto dodać, że w pełnej księgowości dosłownie każda operacja finansowa jest rejestrowana. Odbywa się to w systemie podwójnym, a więc na koncie debetowym i kredytowym, co pozwala zachować równowagę i pełną kontrolę nad finansami.

Pełna księgowość a podejmowanie decyzji biznesowych 

Dla wielu przedsiębiorców księgowość podwójna brzmi skomplikowanie, ale musisz wiedzieć, że dobrze prowadzone księgi rachunkowe są narzędziem, które daje przewidywalność i pozwala podejmować świadome decyzje biznesowe. Ponadto dzięki szczegółowym sprawozdaniom finansowym zarząd może analizować rentowność, płynność finansową i efektywność poszczególnych działów czy projektów.

Kto ma obowiązek prowadzenia pełnej księgowości w Polsce? 

Obowiązek prowadzenia pełnej księgowości reguluje ustawa o rachunkowości. Od 2025 roku weszły w życie istotne zmiany. Mowa o limicie przychodów zobowiązujących do prowadzenia ksiąg rachunkowych, który wzrósł z 2 milionów euro do 2,5 miliona euro.

Obliczenie limitu na 2025 rok

Limit: 2 500 000 EUR | Kurs NBP z 1 października 2024 r.: 4,2846 PLN | Limit w złotówkach: 10 711 500 PLN

Powyższe obliczenie wskazuje, że do pełnej księgowości są zobowiązane przede wszystkim średnie, duże i szybko rozwijające się przedsiębiorstwa. Warto jednak zwrócić uwagę na wyjątki, które zostały opisane w ordynacji podatkowej. Przepisy mówią o tym, że pełna księgowość obowiązuje także spółki kapitałowe i to bez względu na wysokość przychodów. Wymóg ustawowy wynikający z formy prawnej narzuca zatem taki sposób ewidencjonowania na spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółki akcyjne. Co zaś ze spółkami osobowymi prawa handlowego? 

Pełna księgowość dotyczy w tym przypadku spółek komandytowych i komandytowo-akcyjnych, które również mają obowiązek prowadzenia pełnej księgowości niezależnie od osiąganych przychodów. Osoby fizyczne, spółki cywilne, jawne i partnerskie muszą prowadzić księgi rachunkowe, gdy ich przychody netto ze sprzedaży za poprzedni rok obrotowy przekroczyły wskazane przez nas limity. 

Warto wiedzieć! 

Jeśli Twoja firma (np. JDG) osiągnie w 2025 roku przychody na poziomie 10,5 mln PLN, nadal możesz prowadzić KPiR w 2026 roku. Dopiero przekroczenie limitu 10,7 mln PLN w 2025 roku obliguje do przejścia na pełną księgowość od stycznia 2026. Pamiętaj, że przy obliczaniu limitu ważne jest zwrócenie uwagi na przelicznik kursu walut, który stosuje NBP. 

Jakie firmy mogą dobrowolnie wybrać pełną księgowość? 

Nawet jeśli Twoja firma nie przekracza limitu przychodów, możesz zdecydować się na prowadzenie pełnej księgowości dobrowolnie. Taką decyzję podejmują często przedsiębiorcy, którzy:

• planują dynamiczny rozwój i chcą mieć pełny obraz sytuacji finansowej,
• przygotowują się do pozyskania inwestora lub kredytu bankowego,
• potrzebują szczegółowych sprawozdań do analizy rentowności,
• współpracują z zagranicznymi kontrahentami wymagającymi profesjonalnej dokumentacji finansowej,
• planują przekształcenie firmy w spółkę kapitałową.

Dobrowolne prowadzenie pełnej księgowości może być też sposobem na budowanie wizerunku solidnego, transparentnego przedsiębiorstwa. Choć wiąże się to z wyższymi kosztami, dla wielu firm jest to inwestycja zwracająca się w postaci lepszego zarządzania i łatwiejszego dostępu do finansowania. Oczywiście wymaga to współpracy z doświadczonym zespołem księgowości i kadr, a nawet z korzystaniem z usług kontrolingu finansowego. 

Pełna księgowość a uproszczona – poznaj najważniejsze różnice 

Podstawowa różnica między KPiR a pełną księgowością tkwi w zakresie ewidencjonowanych danych oraz szczegółowości raportowania. Tym samym księga przychodów i rozchodów (KPiR) rejestruje tylko przychody i koszty. Ponadto nie obejmuje wszystkich składników majątku, nie wymaga sporządzania bilansu, a także jest prostsza i tańsza w prowadzeniu. Świetnie sprawdza się zatem dla małych firm i jednoosobowych działalności.

Jak już wspomnieliśmy, pełna księgowość ewidencjonuje wszystkie operacje gospodarcze, a więc obejmuje aktywa, pasywa, zobowiązania, należności. W wielu przypadkach dodatkowo wymaga sporządzania sprawozdań finansowych (bilans, rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa). Dzięki temu daje pełny obraz sytuacji majątkowej i finansowej firmy. Oczywiście księgowość podwójna jest bardziej złożona i droższa w prowadzeniu, ale gwarantuje większą kontrolę w firmie. 

KPiR pokazuje, ile zarobiłeś i ile wydałeś, natomiast pełna księgowość pokazuje, czym dysponujesz, co jesteś winien i jaka jest rzeczywista wartość Twojego przedsiębiorstwa.

Jakie dokumenty i ewidencje obejmuje pełna księgowość?

Prowadzenie pełnej księgowości to znacznie więcej niż tylko zaksięgowanie faktur. System ten obejmuje szereg ksiąg i ewidencji, które razem tworzą kompletny obraz finansów przedsiębiorstwa. Najważniejszymi składowymi są: 

1. Dziennik – chronologiczny zapis wszystkich operacji gospodarczych. Każde zdarzenie ekonomiczne (np. zakup towaru, sprzedaż usługi) jest rejestrowane w kolejności czasowej.
2. Księga główna – zawiera wszystkie konta księgowe firmy. To miejsce, gdzie gromadzone są dane dotyczące aktywów, pasywów, przychodów i kosztów.
3. Ewidencja środków trwałych – szczegółowy rejestr majątku trwałego firmy wraz z informacjami o amortyzacji, wartości początkowej i pozostałej do umorzenia.
4. Ewidencje pomocnicze – obejmują rozrachunki z kontrahentami (należności i zobowiązania), rejestr VAT, ewidencję magazynową, czy rejestry bankowe.
5. Sprawozdanie finansowe – składa się z bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej. To obowiązkowy dokument sporządzany raz w roku, który przedstawia kondycję finansową przedsiębiorstwa.

Dla wielu przedsiębiorców to właśnie konieczność prowadzenia tak wielu rejestrów stanowi największe wyzwanie. Z tego powodu większość firm  zobowiązanych do księgowości pełnej decyduje się na outsourcing księgowości do profesjonalnych biur rachunkowych.

Pełna księgowość: kilka słów podsumowania 

Pełna księgowość to nie przeszkoda i utrudnienie dla przedsiębiorcy, lecz swoiste narzędzie rozwoju biznesu. Może ono realnie wspomóc rozbudowę Twojej firmy czy wyznaczanie jej kierunków. Choć wiąże się z większymi kosztami i wymogami formalnymi, daje w zamian przejrzystość, kontrolę i solidne podstawy do podejmowania strategicznych decyzji. 

Pamiętaj o tym, że jeśli Twoja firma zbliża się do limitu przychodów lub planujesz dynamiczny wzrost – warto pomyśleć o pełnej księgowości już teraz. Warto swoją sytuację przeanalizować z dyrektorem finansowym na godziny. Jest to „ekonomiczna” opcja nawet dla średnich przedsiębiorstw.