Elektroniczny obieg dokumentów – co to i na czym polega?

Codzienna praca w firmie możliwa jest bez stosu papierowych dokumentów, kolejek do podpisu i żmudnego szukania faktur w segregatorach. Prawdziwym standardem w biznesie jest obecnie elektroniczny obieg dokumentów (EOD). Dzięki niemu liczyć można na digitalizację i automatyzację dosłownie każdego etapu zarządzania firmową dokumentacją. Przepływ dokumentów może być szybszy, ale i bezpieczniejszy – wystarczy wprowadzić EOD do swojego przedsiębiorstwa. O czym tak naprawdę mowa? Sprawdź razem z nami. 

Czym jest elektroniczny obieg dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów to sposób zarządzania firmową dokumentacją za pomocą dedykowanego oprogramowania. Sprawia ono, że wszystkie dokumenty – od faktur, przez umowy, po wnioski urlopowe – są tworzone, zatwierdzane, przesyłane i archiwizowane wyłącznie w formie cyfrowej. EOD eliminuje zatem konieczność fizycznego przekazywania dokumentów, przyspiesza wymianę informacji oraz umożliwia dostęp do potrzebnych plików z każdego miejsca – wystarczy komputer lub smartfon. 

Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów w firmie możesz mieć pewność, że ważne pismo dotrze do właściwej osoby w kilka sekund – bez ryzyka zaginięcia czy nieautoryzowanego wglądu.

Elektroniczny obieg dokumentów i jego funkcjonalność 

Warto podkreślić, że w praktyce system EOD ma bardzo szeroką funkcjonalność, z której korzystają małe i duże firmy oraz instytucje. Oczywiście elektroniczny obieg dokumentów wykorzystywany jest też przez kancelarie finansowe oraz biura rachunkowe, które oferują usługi księgowości elektronicznej. EOD pozwala m.in. na:

1. Automatyczną rejestrację i cyfrowe przesyłanie dokumentów.
2. Ich błyskawiczne wyszukiwanie.
3. Przetwarzanie dokumentów z zachowaniem pełnej historii zmian.
4. Tworzenie elektronicznych podpisów i ścieżek akceptacji.

Warto wiedzieć! 

EOD może być osobnym systemem, który uzupełnia funkcjonalność innego oprogramowania w zakresie zarządzania dokumentami. Często stanowi jednak zintegrowany moduł rozbudowanego systemu ERP. 

Elektroniczny obieg dokumentów i jego zalety

Decydując się na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, otwierasz firmę na szereg realnych korzyści operacyjnych i strategicznych. Lista jest naprawdę długa, a wśród zalet nie może zabraknąć: 

• Oszczędności czasu i kosztów – koniec z drukowaniem, kopiowaniem i przesyłaniem fizycznych dokumentów. Wszystko odbywa się cyfrowo, szybciej i taniej.
• Błyskawicznego dostępu do informacji – dokumenty są dostępne natychmiast, gdziekolwiek jesteś. Nawet podróż służbowa czy praca zdalna nie są przeszkodą.
• Bezpieczeństwa danych – nowoczesne systemy EOD chronią dane przed nieautoryzowanym dostępem oraz utratą, stosując szyfrowanie, autoryzacje i śledzenie każdej zmiany dokumentu.
• Automatyzacji procesów – systemy pozwalają na tworzenie własnych ścieżek akceptacji, automatyczne powiadomienia i kontrolę realizacji zadań.
• Redukcji błędów ludzkich – digitalizacja ogranicza ryzyko zaginięcia dokumentu oraz minimalizuje błędy ludzkie, które często pojawiają się w trakcie ręcznego przetwarzania papierów.
• Wsparcia dla ekologii – mniej papieru i mniejsze zużycie materiałów biurowych przekładają się na bardziej przyjazny środowisku biznes.

Między innymi dzięki wymienionym zaletom elektronicznego obiegu dokumentów pracownicy mogą pracować wydajniej, szybciej podejmować decyzje czy lepiej organizować archiwum firmowe – EOD to pewność, że cała dokumentacja jest pod kontrolą.

Wady elektronicznego obiegu dokumentów

Nie ulega wątpliwości to, że nowoczesne technologie czasem zawodzą i mają swoje wyzwania. Dotyczy to również systemów elektronicznego obiegu dokumentów. Zwrócić uwagę trzeba na koszty początkowe – zakup oprogramowania, sprzętu i szkolenia mogą być sporym wydatkiem, szczególnie dla mniejszych firm. Ponadto integracja EOD z innymi systemami może być skomplikowana i może wymagać zaangażowania specjalistów. Należy mieć też świadomość sporej zależności od technologii. Przerwy w dostępie do Internetu lub awarie systemów mogą tymczasowo utrudnić pracę z dokumentami. 

Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów to również ryzyko cyberataków. Bez odpowiednich zabezpieczeń dane mogą być podatne na ataki hakerskie czy wycieki. W początkowej fazie problematyczna bywa również zmiana organizacji pracy – pracownicy muszą przyzwyczaić się do nowych narzędzi, co wymaga czasu i w niektórych przypadkach napotyka opór.

Pamiętaj, zdecydowana większość firm ocenia, że zalety EOD przeważają nad ewentualnymi niedogodnościami. 

System elektronicznego obiegu dokumentów – wdrożenie ERP

Systemy ERP (Enterprise Resource Planning) są bardzo ważne przy tworzeniu czy rozbudowie elektronicznego obiegu dokumentów. ERP – dzięki integracji z EOD – umożliwia centralizację zarządzania informacją w firmie. Tym samym automatyzuje procesy finansowe, magazynowe i kadrowe, zapewniając pełną kontrolę nad dokumentacją na każdym etapie obiegu dokumentów. W jaki sposób funkcje obu rozwiązań mogą się przenikać i uzupełniać?

Często wykorzystywane funkcje ERP i EOD to przetwarzanie dokumentów z różnych działów firmy czy tworzenie automatycznych powiązań dokumentów z określonymi procesami (np. zakupami, płatnościami, produkcją). ERP i EOD to także zarządzanie uprawnieniami oraz poziomami dostępu do dokumentów.

Dzięki systemom ERP z EOD przepływ informacji jest szybszy, ale i bardziej transparentny. Zarządzanie dokumentacją wpisuje się wtedy w szerszą strategię cyfrowej transformacji przedsiębiorstwa. Przejdź ją z Finkerem.

Na czym polega wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów?

Wdrożenie EOD to proces strategiczny – warto podejść do niego etapami. Najważniejsze kroki to: 

1. Analiza obecnego obiegu dokumentów.
2. Wybór systemu i dostawcy EOD.
3. Projektowanie obiegu i konfigurowanie systemu.
4. Digitalizacja dokumentów papierowych.
5. Szkolenia i wsparcie dla użytkowników.
6. Testowanie, optymalizacja i monitoring.

Pamiętaj, elektroniczny obieg dokumentów to inwestycja, która otwiera firmę na cyfrową przyszłość i podnosi Twoją konkurencyjność na rynku.