Czym jest system ERP?

Wyobraź sobie, że prowadzisz firmę, a wszystkie Twoje dane są rozrzucone po różnych programach. Księgowość w jednym, magazyn w drugim, sprzedaż w trzecim. Chaos? Właśnie dlatego powstały systemy ERP (Enterprise Resource Planning). Pozwalają one na sprawniejsze zarządzanie informacjami, optymalizację kosztów, a także na większe zadowolenie z pracy Twojego zespołu. System ERP to nie tylko zaawansowane i modułowe oprogramowanie, ale prawdziwe centrum komunikacji.

System ERP, czyli Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa

System ERP (Enterprise Resource Planning) to zintegrowana platforma, która łączy wszystkie ważne procesy biznesowe w jednym środowisku informatycznym. Zamiast rozpraszać dane między różnymi aplikacjami – np. dla księgowości, obsługi magazynu i sprzedaży – ERP centralizuje informacje i automatyzuje przepływ danych między działami. Szczególnie warto skupić się na wspomnianej automatyzacji.

Po wprowadzeniu przez Ciebie zamówienia w module sprzedaży, system ERP AUTOMATYCZNIE aktualizuje stany magazynowe, generuje dokumenty księgowe i informuje dział produkcji o zapotrzebowaniu. Taka pełna integracja eliminuje konieczność wielokrotnego wprowadzania tych samych danych, a co najważniejsze: zapewnia spójność informacji w całej Twojej organizacji i eliminuje ludzkie błędy występujące przy ręcznym transferze danych.

Z jakich modułów składa się system ERP?

Każdy ERP to zestaw połączonych ze sobą modułów. Dzięki temu każda firma – niezależnie od wielkości – może zacząć od podstaw i rozbudowywać system wraz z rozwojem. W praktyce oznacza to, że nie musisz wdrażać wszystkiego od razu. Większość przedsiębiorstw zaczyna od kilku modułów, które rozwiązują ich największe bolączki. Warto przy tym wiedzieć, że moduły systemów ERP dzielą się na te uniwersalne i opcjonalne, a więc podstawowe i specjalistyczne. Do najpopularniejszych zaliczyć można: 

• Moduł: Finanse i księgowość – automatyczne księgowania, budżetowanie, analizy finansowe.
• Moduł: Magazyn i logistyka – śledzenie stanów magazynowych, automatyczne zamawianie, optymalizacja dostaw. 
• Moduł: Produkcja – planowanie produkcji, kontrola kosztów, zarządzanie jakością i procedurami. 
• Moduł: Kadry i płace – ewidencja pracowników, rozliczenia, urlopy, delegacje, środki trwałe. 
• Moduł: CRM (obsługa klientów) – historia kontaktów, tzw. pipeline sprzedaży, kampanie marketingowe. 
• Moduł: Zarządzanie projektami – terminarz, budżety, rozliczanie godzin pracy, estymacja wyników i KPI. 

Jak działa system ERP? Przykład z życia

Wyobraź sobie, że Twój handlowiec przyjmuje zamówienie od klienta. W tym samym momencie magazynier widzi, co ma przygotować do wysyłki, księgowa otrzymuje dane do faktury, a jeśli produktu brakuje – dział zaopatrzenia dostaje sygnał o konieczności zamówienia lub wytworzenia dodatkowych sztuk. Brzmi jak dobrze naoliwiona maszyna? Tak właśnie powinien działać system ERP. Ale to nie wszystko.

Dobrze zorganizowane oprogramowanie to źródło informacji dla sprzedawców i marketingowców, którzy coraz częściej wykorzystują również potencjał AI. O to dbają także sami twórcy systemów takich jak enova365, MS Power BI czy SaldeoSMART – stale zwiększają funkcjonalność oferowanych rozwiązań! 

Dla kogo przeznaczone są systemy ERP?

Kiedyś systemy ERP były domeną wielkich korporacji z budżetami liczącymi miliony. Dziś? Nawet kilkuosobowa firma usługowa może pozwolić sobie na profesjonalne oprogramowanie – i to z funkcjonalnością ściśle dopasowaną do modelu zarządzania organizacją. Wdrożenie ERP szczególnie opłaca się, jeśli: 

• Twoja firma rośnie i standardowe rozwiązania przestają wystarczać, 
• pracownicy tracą czas na przepisywanie danych między systemami, 
• ciężko Ci uzyskać pełny obraz sytuacji firmy,
• planujesz ekspansję na nowe rynki, 
• działasz w branży z rygorystycznymi wymogami prawnymi. 

Nawet, jeśli dziś prowadzisz małą firmę, pomyśl perspektywicznie. Lepiej wdrożyć skalowalne rozwiązanie od razu, niż za chwilę zmagać się ze skumulowanymi problemami i migracją danych z kilku różnych, mniej intuicyjnych systemów.

MS Power BI

Polecany szczególnie do analityki biznesowej, systemowej, operacyjnej. 

SaldeoSMART

Stworzony przede wszystkim do digitalizacji księgowości  i automatyzacji procesów związanych z dokumentacją

Enova365

Modułowy ERP umożliwiający efektywne zarządzanie każdym obszarem przedsiębiorstwa. 

Rodzaje systemów ERP: chmurowe, lokalne i open-source

Warto mieć świadomość tego, że rodzajów systemów ERP jest naprawdę wiele. Dzisiaj najpopularniejsze są oprogramowania chmurowe, które wśród mniejszych firm wypierają standardowe programy lokalne. Na który rodzaj systemu ERP zdecyduje się Twoja firma?

1. Systemy lokalne, czyli „uniwersalna klasyka” – instalujesz wszystko na swoich serwerach. Masz pełną kontrolę, ale też pełną odpowiedzialność za bezpieczeństwo, kopie zapasowe czy aktualizacje. 
2. Systemy chmurowe działające jak Netflix – płacisz miesięczny abonament i korzystasz ze swojego ERP przez Internet. Szybkie wdrożenie, automatyczne aktualizacje, dostęp z każdego miejsca, gwarantowane! Taka platforma idealna jest dla firm, które chcą się skupić na biznesie, unikając zadań związanych z zarządzaniem serwerami.
3. Open-source, czyli opcja dla odważnych – kod źródłowy w takim przypadku jest darmowy, ale potrzebujesz zespołu programistów lub bardzo dobrego partnera technicznego. Możesz dostosować system do swoich potrzeb, ale wymagana jest spora wiedza techniczna. 

Jak wybrać odpowiedni system ERP dla swojej firmy?

Wybór systemu ERP nie należy do zadań łatwych – na rynku jest wiele nowoczesnych i funkcjonalnych rozwiązań, ale nie każde doskonale sprawdzi się w Twojej firmie. Niektóre systemy ERP mogą mieć moduły przeznaczone dla większych przedsiębiorstw produkcyjnych, a inne dostosowane są typowo do konkretnych, specjalistycznych zastosowań i usług. Jak zatem poradzić sobie z tym zadaniem?

Przede wszystkim spisz swoje potrzeby i odpowiedz na pytania:

• • Które procesy sprawiają największe problemy?
  • Gdzie pracownicy tracą najwięcej czasu?
  • Co przeszkadza w rozwoju firmy?

Następnie określ budżet – nie tylko na licencje, ale też na wdrożenie, szkolenia i ewentualne dostosowanie systemu ERP do profilu działalności firmy. Pamiętaj, że takie oprogramowanie to inwestycja na lata, więc warto myśleć o nim długoterminowo. Dobrym sposobem na wybór właściwego systemu ERP, jest skorzystanie ze wsparcia doświadczonego partnera wdrożeniowego – takiego, jak nasz zespół Finker! 

Najlepszy system świata może stać się koszmarem, jeśli wdrożenie będzie źle przeprowadzone. Dobry partner wdrożeniowy nie tylko uruchomi oprogramowanie, ale pomoże Ci zaprojektować procesy tak, aby maksymalnie wykorzystać możliwości ERP.